ファイル管理ツール取扱説明書
本ツールの使用手順は次のようになっています。
（1）ファイル管理ツールをインストール
（2）ファイル管理項目の設定
（3）管理したいファイルの登録
（4）登録ファイルの検索
ここでは、ファイル管理ツールのインストール方法を説明します。
ファイル管理ツールはzip形式でダウンロードされます。
（1）zipファイルの解凍
まずは“filemanage.zip”を解凍します。
filemanage.zipアイコンをダブルクリックし、その中にある“filemanage”フォルダをデスクトップに移動します。
※以下のエラーが表示される場合、
+Lhaca等の解凍ソフトでzipファイルを解凍後、“filemanage”フォルダを移動させてください。
（2）動作確認
“filemanage”フォルダのindex.htaをダブルクリックし、ソフトウエアが作動することを確認します。
ダブルクリックで“ファイル管理ツール”ダイアログが起動 終了はダイアログの“閉じる”ボタンを クリック
（3）フォルダの移動とショートカットの作成
デスクトップにある“filemanage”フォルダを適当な場所へ移動させます（邪魔でなければデスクトップでも構いません）。
また、ソフトウエアの起動をしやすくするため、ショートカットを作成します。
ショートカットの作成は、index.htaにカーソルをのせ、マウスの右クリックから“ショートカットの作成”をクリックします。
ここでは、ファイル管理項目の設定方法を説明します。
index.htaを実行すると、下図のウインドウが表示されます。
ウインドウの項目A～Fは、ユーザー側で任意に設定することが出来ます。
項目数はExcelの列数を超えない範囲で任意です。
項目の設定はExcelで行います。
（1）filemanageフォルダの“管理台帳.xls”を開き、“発行情報シート”を開きます。
今、ピンク色で表示されている列の項目＝“発行番号”“関連ファイル”“備考”“登録日”は、変更・削除できません。
項目A～Fについては、任意に指定することが出来ます。
（2）管理項目名の設定
例えば、あるプロジェクトでの文書管理を行う想定で、項目A～Fを次のように設定します。
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項目A |
発行／受領 |
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項目B |
取引先 |
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項目C |
文書種類 |
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項目D |
タイトル |
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項目E |
改訂 |
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項目F |
作成者 |
この設定完了後、ファイルを保存しExcelを閉じてindex.htaを起動させるとスクリプト・エラーが表示されます。この場合は、いいえボタンをクリックし、ファイル管理ツールを閉じたのち、（3）の設定を完了させてからindex.htaを起動させてください。
（3）“基本情報シート”の設定
このシートは、管理項目のうちプルダウンメニューにしたいものについてのみ設定を行います。 プルダウンメニュー
“管理台帳.xls”の“基本情報シート”を開きます。
デフォルトでは項目A、項目B、項目Cが設定されています。
今プルダウンメニューが必要な項目として次のものを設定します。
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発行／受領 |
発行、受領 |
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取引先 |
社内文書、A社、B社、C社、D社 |
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文書種類 |
契約書、仕様書、図面、報告書、その他 |
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改訂 |
初版、A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、L、M |
|
作成者 |
Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさん、取引先 |
このとき、項目名が“発行情報シート”で指定しているもの以外を記入すると、スクリプトエラーが発生します。
注意！！ 項目名は必ず“発行情報シート”と同じ名前のものだけを記述すること。
以上の設定が完了後、管理台帳.xlsを保存して閉じます。
（4）ファイル管理ツールを起動
index.htaを起動し、設定した項目が表示されていること、スクリプトエラー・メッセージが出現しないことを確認してください。
管理項目のチェック プルダウンメニューのチェック
ここではファイルの登録について説明します。
作業途中で登録をやめたい場合は、ダイアログの“×”（閉じる）ボタンをクリックしてください。
また、入力中作業をクリアしたい場合は“F5”キーを押してください。
（1）ファイル登録の開始
ファイル管理ツールを起動し、“ファイル登録”をチェックします。
（2）必要事項の記入
管理項目の各項に必要事項を記入します。
このとき、備考欄以外はすべて記入が必須になります。
備考欄のみ記入は任意
（3）登録ファイルの設定
関連ファイルの項の参照ボタンをクリックします。
すると、ファイル選択ダイアログボックスが開きますので、登録したいファイルを選択し、“開く”ボタンをクリックします。
すると、関連ファイルのボックスにファイルとそのパスが表示されます。
最後に登録ボタンをおして、ファイル登録が完了です。
登録されたファイルは、ファイル名が以下のように変更されます。
・半角空白 → “_”（アンダーバー） ・ファイル名の前に登録順の連番追加 （管理台帳.xlsの発行番号に相当）
ここでは登録したファイルの検索方法について説明します。
作業途中で登録をやめたい場合は、ダイアログの“×”（閉じる）ボタンをクリックしてください。
また、入力中作業をクリアしたい場合は“F5”キーを押してください。
（1）ファイル検索の開始
ファイル管理ツールを起動し、“ファイル検索”をチェックします。
（2）検索に必要な内容の入力
検索に必要な項目に入力します。
例えば、タイトルに“ボルト”と入力し、検索ボタンをクリックしてみます。
列にマウスオーバーすると、登録されているファイル名が表示されます。
上記の例のように、部分一致で検索可能です。
（3）検索ファイルの表示またはコピー
（2）で検索したファイルの中で、該当するものがあればチェックを入れます。
チェックが入ると、検索表の下の2つのボタンがクリックできるようになります。
“関連ファイルの表示”をクリックすると、該当するプログラムが立ち上がり、ファイルを開きます。
また、“関連ファイルの保存”をクリックすると、保存ダイアログボックスが開きます。
そこで、ファイルを保存したい場所の設定をします。
保存したいフォルダを選択します
6．1．登録後のファイル
ファイルの登録を行うと、管理台帳.xlsの発行情報シートに下図のように書き込まれます。
また、登録されたファイルはItemsフォルダ内に保存されます。
6．2．不要なファイルへの対処
登録する必要のないファイルを登録した場合、
・そのまま放置する
・削除する
のどちらかで対処することになります。
削除する場合は次のようにしてください。
（1）管理台帳.xlsの発行情報シートから、削除したいファイルのデータ行を削除します。
例えば、発行番号2番を削除します（pdfファイル）
（2）（1）で削除した行に該当するファイルをItemsフォルダの中から削除します。
削除！！
（3）ファイル検索をすると、先ほど削除した項目は表示されなくなりました。
7．1．動作環境
動作を確認した環境は次の通りです。
OS ：Windows XP、Windows VISTA、Windows7（64bit）
Excel ：Excel2002、Excel2003、Excel2010
7．2．免責事項
（1）本ソフトウエアは、利用者に対しその完全性、確実性および有用性を含め、いかなる保証も行わないものとします。
（2）本ソフトウエアを使用したことによって発生した損害は一切補償いたしません。
7．3．ソフトウエアのカスタマイズ
本ソフトウエアは、ソースコードを自由に閲覧、修正可能としています。
よって、ユーザーでのカスタマイズは自由に行っていただいて構いませんん。ただし、7.2項免責事項はそのまま適用されます。
ソースコードはVBScriptとHTAになります。
また、お客様ご要望に対応するカスタマイズを有償で請け負います。
技術計算製作所ホームページ（http://gijyutsu-keisan.com/）のお問合せページ（http://gijyutsu-keisan.com/common/inquire_1.php）からご連絡ください。
