ファイル管理ツール取扱説明書

 

1.使用手順

2.インストール方法

3.管理項目の設定

4.文書の登録

5.文書の検索

6.その他

7.注意事項


 

1.使用手順

本ツールの使用手順は次のようになっています。

 

1)ファイル管理ツールをインストール

2)ファイル管理項目の設定

3)管理したいファイルの登録

4)登録ファイルの検索

 

2.インストール

ここでは、ファイル管理ツールのインストール方法を説明します。

ファイル管理ツールはzip形式でダウンロードされます。

 

1zipファイルの解凍

まずは“filemanage.zip”を解凍します。

filemanage.zipアイコンをダブルクリックし、その中にある“filemanage”フォルダをデスクトップに移動します。

 

※以下のエラーが表示される場合、

+Lhaca等の解凍ソフトでzipファイルを解凍後、“filemanage”フォルダを移動させてください。

 

2)動作確認

filemanage”フォルダのindex.htaをダブルクリックし、ソフトウエアが作動することを確認します。

ダブルクリックで“ファイル管理ツール”ダイアログが起動

終了はダイアログの“閉じる”ボタンを

クリック

 

3)フォルダの移動とショートカットの作成

デスクトップにある“filemanage”フォルダを適当な場所へ移動させます(邪魔でなければデスクトップでも構いません)。

また、ソフトウエアの起動をしやすくするため、ショートカットを作成します。

ショートカットの作成は、index.htaにカーソルをのせ、マウスの右クリックから“ショートカットの作成”をクリックします。

 


 

3.管理項目の設定

ここでは、ファイル管理項目の設定方法を説明します。

index.htaを実行すると、下図のウインドウが表示されます。

 

 

ウインドウの項目AFは、ユーザー側で任意に設定することが出来ます。

項目数はExcelの列数を超えない範囲で任意です。

項目の設定はExcelで行います。

 

1filemanageフォルダの“管理台帳.xls”を開き、“発行情報シート”を開きます。

今、ピンク色で表示されている列の項目=“発行番号”“関連ファイル”“備考”“登録日”は、変更・削除できません

項目AFについては、任意に指定することが出来ます。

 

2)管理項目名の設定

例えば、あるプロジェクトでの文書管理を行う想定で、項目AFを次のように設定します。

項目A

発行/受領

項目B

取引先

項目C

文書種類

項目D

タイトル

項目E

改訂

項目F

作成者

この設定完了後、ファイルを保存しExcelを閉じてindex.htaを起動させるとスクリプト・エラーが表示されます。この場合は、いいえボタンをクリックし、ファイル管理ツールを閉じたのち、(3)の設定を完了させてからindex.htaを起動させてください。

 

3)“基本情報シート”の設定

このシートは、管理項目のうちプルダウンメニューにしたいものについてのみ設定を行います。

プルダウンメニュー

 

“管理台帳.xls”の“基本情報シート”を開きます。

デフォルトでは項目A、項目B、項目Cが設定されています。

 

今プルダウンメニューが必要な項目として次のものを設定します。

発行/受領

発行、受領

取引先

社内文書、A社、B社、C社、D

文書種類

契約書、仕様書、図面、報告書、その他

改訂

初版、ABCDEFGHIJKLM

作成者

Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさん、取引先

 

このとき、項目名が“発行情報シート”で指定しているもの以外を記入すると、スクリプトエラーが発生します。

注意!!

項目名は必ず“発行情報シート”と同じ名前のものだけを記述すること。

 

以上の設定が完了後、管理台帳.xlsを保存して閉じます。

 

4)ファイル管理ツールを起動

index.htaを起動し、設定した項目が表示されていること、スクリプトエラー・メッセージが出現しないことを確認してください。